Управление предприятием

Общие подходы и правила организации учета

Любой руководитель предприятия заинтересован в том, чтобы обладать полной и достоверной информацией обо всем, что происходит на вверенном ему производстве. Очень важно, чтобы некоторые сведения поступали к нему оперативно и своевременно, для того чтобы он успевал реагировать на происходящее.

В получении подобной информации также заинтересованы собственники и владельцы предприятия, причем, в отличие от сотрудников, осуществляющих оперативное руководство, их больше интересуют всевозможные сводные показатели и индикаторы, с помощью которых можно отслеживать ситуацию и контролировать всю деятельность предприятия, включая действия наемного менеджмента. Заметим также, что грамотный анализ полученных данных помогает руководителям и собственникам предприятия принимать правильные и своевременные управленческие решения, позволяющие сократить издержки производства, существенно повысить общую эффективность работы предприятия и, как следствие, его доходность.

Все вышесказанное в полной мере относится и к предприятиям ЛПК, но, как показывает практика, для таких предприятий сбор необходимой информации, помимо всего прочего, сопряжен с особыми проблемами и трудностями, которые вызваны двумя основными причинами.

Во­-первых, природными особенностями основного объекта учета - древесины, которые зачастую не позволяют вести точный количественный и качественный учет (например, леса на корню), что в итоге влияет на большинство производственных процессов, результаты которых также подлежат оценке с довольно высокой погрешностью (например, реальные объемы заготовки, вывозки или переработки леса).

Во­-вторых, российской спецификой, обуславливающей дополнительную неопределенность результатов учета. Достаточно сказать, что отсутствие должного контроля, например, на приемке леса в переработку может привести к потерям сырья, которые достигают 5% общего объема, что при больших объемах переработки составляет несколько тысяч кубометров древесины в год. Ну а в целом в лесной отрасли, по некоторым оценкам, финансовые потери от бесхозяйственности и/или недобросовестной деятельности наемного персонала могут составлять до 25% общего объема получаемой прибыли, причем зачастую при отсутствии видимых проблем в ведении учета.

Для предприятий ЛПК одним из способов решения проблем ведения учета является использование комплекса мер организационного характера. В рамках этих мер могут быть реорганизованы рабочие процессы, нанят дополнительный персонал для осуществления контрольных функций, введена система дополнительного материального стимулирования и штрафных санкций и т. д.

Однако если предприятие стабильно растет и развивается, такой подход с высокой степенью вероятности принесет только временное облегчение и в дальнейшем те же проблемы будут повторяться, но при этом их масштаб может существенно вырасти. В итоге расходы на устранение проблем с помощью тех же мер, что и прежде, могут увеличиваться, по сути, в геометрической прогрессии. В такой ситуации необходимо использовать качественно иной подход, при котором в дополнение к организационным мерам активно используются различные технологии автоматизированного учета (под термином «учет» в данном случае подразумевается один из видов учета - управленческий, который играет основную роль в эффективном планировании и управлении текущей производственно­-коммерческой деятельностью предприятия). В настоящей публикации содержится ряд советов и рекомендаций, которые могут помочь руководителю или собственнику предприятия ЛПК правильно организовать такой учет на своем предприятии. Большая часть этих рекомендаций были сформированы на основе опыта реализации проектов разного масштаба по организации учета в производственной сфере, в т. ч. в лесной отрасли.

Правило № 1. Эволюция лучше, чем революция

Это правило касается выбора базовой стратегии организации (или реорганизации) учета и предполагает постепенное и поэтапное изменение производственных процессов и добавление операций, необходимых для ведения учета.

Альтернатива этому варианту - «революционный» подход, при котором большое количество изменений, необходимых для организации учета, вносится в течение довольно короткого отрезка времени. Увы, но почти всегда такой подход приводит к значительному усилению нагрузки на сотрудников и повышенным затратам, а также предполагает существенные риски, так как из­-за быстрого внесения изменений крайне сложно прогнозировать проблемные ситуации. Кроме того, из­-за высокой нагрузки на сотрудников возникает риск увеличения числа конфликтных ситуаций, что в результате может привести к потере доверия коллектива к вносимым изменениям в целом, несмотря на то что часть новшеств вполне приемлемы и востребованы. Еще хуже, если ошибки и недочеты одной «революции» исправляются с помощью другой. Как правило, в результате таких действий на предприятии появляется множество разных учетных систем, разрастается штат сотрудников, занимающихся их обслуживанием, требуется больше времени на ввод информации в эти системы, что в конечном счете ведет к снижению эффективности работы предприятия и ухудшению финансовых результатов.

Справедливости ради надо сказать, что иногда «революционный» подход может быть оправдан, например, при смене собственника предприятия, когда новый собственник хочет перестроить организационную структуру и производственные процессы по своему усмотрению. Отметим, что при этом ему все равно нужно тщательно взвешивать все за и против и иметь четкое представление о возможных последствиях.

Правило № 2. Планируйте свои действия

Это правило логично вытекает из предыдущего и призывает уделить внимание и время процедуре планирования действий при организации учета на предприятии. Для планирования могут быть использованы различные подходы и методики. Выбор методики зависит от многих факторов: типа производства, качества кадрового ресурса и т. д.

На основе практики можно сказать, что в большинстве случаев наиболее эффективны методики, предполагающие наличие долгосрочного плана действий, который на регулярной основе уточняется и корректируется с учетом меняющейся ситуации. Такой подход позволяет существенно снизить риски возникновения проблем принципиального или неустранимого характера.

Общий план проекта по организации учета на предприятии должен четко определить и зафиксировать границы проекта, то есть его сроки и ожидаемые вещественные результаты, и хотя бы предварительно определить все его этапы.

Учитывая, что правильное планирование проекта очень важно с точки зрения конечного результата, вполне разумно на этом этапе обратиться к профессиональным консультантам, имеющим опыт реализации подобных проектов. Если такой возможности нет, наличие разумного начального плана, периодическая проверка работоспособности принятых решений и корректировка начального плана по результатам проверки позволят существенно снизить риски проекта.

Правило № 3. Не автоматизируйте хаос

Полная формулировка этого правила: «Не автоматизируйте хаос, так как в результате его автоматизации вы получите такой же хаос, только автоматизированный».

Специалисты, занимающиеся организацией и автоматизацией учета, знают, что следование этому правилу позволяет сэкономить немало нервов, времени и средств.

Это правило появилось в результате печального опыта внедрения автоматизированных учетных систем, в которых специалисты, занимающиеся внедрением системы, в силу небольшого опыта или неумения противостоять напористости заказчика не проводили перед началом внедрения реинжиниринг существовавших бизнес­-процессов, а просто переносили их в учетную систему как есть. В результате покупка и установка даже самой дорогой и современной учетной программы не решала имевшиеся у заказчика проблемы, а просто автоматизировала их, переводя в иную форму и при этом зачастую добавляя новые проблемы.

Для того чтобы повысить вероятность положительного результата, а также сэкономить время, нервы и средства, следует перед началом проекта по организации учета принять несколько подготовительных мер, которые условно можно разделить на два этапа.

Этап 1. Первичный пересмотр и оптимизация бизнес-процессов

На этом этапе пересматривается и оптимизируется принципиальная схема организации взаимодействия сотрудников и подразделений предприятия (иерархия, ответственность, последовательности действий и т. д.), а также определяется или дополняется перечень данных, которыми должны обмениваться сотрудники и подразделения при выполнении служебных обязанностей. Полученные результаты можно проверить путем моделирования (например, с использованием бумажных документов) в течение небольшого пробного периода.

Этап 2. Пересмотр и оптимизация бизнес-процессов с учетом возможностей программного обеспечения и оборудования

В ходе этого этапа выполняется оптимизация результатов первого этапа с учетом возможностей программного обеспечения и оборудования, которое планируется использовать при автоматизации.

Особое внимание нужно уделить уровню функциональности, заложенной в программном обеспечении (ПО), которое предполагается внедрить на вашем предприятии. Если это ПО уже неоднократно и успешно использовалось на других предприятиях, такой подход позволяет оптимизировать бизнес­-процессы на вашем предприятии, основываясь на накопленном опыте предыдущих пользователей. Однако при твердом понимании того, что функциональность ПО вас не устраивает или устраивает не полностью, его можно и нужно изменить в соответствии с вашими требованиями.

Если при автоматизации планируется использовать специальное оборудование (сканеры штрих­-кодов, разные датчики и т. п.), позволяющее автоматически получать учетные данные, то пересмотру может быть подвергнута организационная структура предприятия, что может привести, например, к сокращению численности сотрудников.

Отметим, что действия, относящиеся ко второму этапу, могут повторяться на протяжении всего проекта, когда, например, будут приниматься решения об использовании дополнительных технических средств или внесении изменений/дополнений в функции программного обеспечения.

Правило № 4. Выбирай, но осторожно

Выбор программного обеспечения и оборудования для автоматизации учета - это большая и важная задача; у нее даже в рамках одного предприятия есть множество вариантов решения, каждое из которых может стать темой отдельного разговора. Выделим несколько основных моментов, определяющих выбор ПО в той или иной ситуации.

Наиболее простая ситуация - открытие типового производства. В этом случае обычно используются типовое оборудование и программное обеспечение, заранее определяются функции и количество сотрудников. Такая ситуация характерна, например, для открытия очередного филиала транснациональной компании, и ничего нового с точки зрения учета придумывать не приходится.

Однако подобные ситуации сегодня редки, ведь, как правило, бизнес развивается постепенно и так же постепенно накапливаются проблемы в сфере управления, учета и контроля. В результате даже у типового производства могут быть особенности, которые не позволяют применить к нему стандартные схемы учета и типовое программное обеспечение. Например, производственный цикл цеха обработки пиломатериалов может быть стандартным, однако организация учета в цехе иногда осложнена ввиду нетипового расположения станков, способа складирования, уровня квалификации работников и т. д. Здесь все зависит от возможности адаптировать программное обеспечение к разным вариантам конфигурации производства. Если возможностей для адаптации нет или их не хватает, то менеджменту компании придется выбирать: либо приобрести ПО, более­-менее подходящее под конфигурацию своего предприятия, либо собственными силами или с привлечением фирмы - разработчика ПО создать программное обеспечение, полностью адаптированное к нуждам предприятия.

В последнее время предпочтение отдается готовому программному обеспечению, что вполне объяснимо, так как сейчас предлагается множество программ для ведения учета, и вероятность найти программу с нужной функциональностью по оптимальной цене довольно высока.

Однако комплексный подход к выбору программного обеспечения должен учитывать не только его потенциальные возможности и стоимость, но и совокупность факторов, влияющих на стоимость дальнейшей эксплуатации.

Наибольшее влияние на стоимость эксплуатации ПО (совокупную стоимость владения) оказывают следующие факторы: возможность изменения и расширения существующего функционала, а также распространенность конкретного программного обеспечения на рынке и уровень надежности разработчика программ (вендора).

Влиянием этих факторов можно объяснить тот факт, что значительную часть рынка программного обеспечения для учета сейчас занимают программные платформы­-конструкторы крупных производителей и наборы созданных на их базе и тиражируемых решений, которые при внедрении на предприятии доводятся «до ума» самостоятельно или с помощью сторонних специалистов. К таким платформам, безусловно, можно отнести программную платформу 1С, семейство программных продуктов Microsoft Dynamics, SAP и т. д.

Отметим, что, помимо программных продуктов и решений крупных вендоров, довольно заметную долю на рынке занимает программное обеспечение, которое, кроме общих задач ведения учета, позволяет решать узкоспециализированные задачи, например проводить таксацию лесных делянок в соответствии с нормативными требованиями, осуществлять обмен данными с компьютером харвестера для получения сведений о заготовке леса, рассчитывать оптимальные карты раскроя для станков на мебельном производстве и т. д. Такое специализированное программное обеспечение обычно создается и поддерживается небольшими компаниями, однако по соотношению «цена - качество», срокам внедрения и запуска в эксплуатацию оно зачастую имеет преимущество перед программными продуктами и решениями крупных вендоров.

Правило № 5. Не стреляйте из пушки по воробьям

Рис. 1. Характерная конфигурация системы учета в
крупном проекте


Рис. 2. Сбалансированная структура систем учета для крупного проекта

Это правило можно считать частью предыдущего, однако, учитывая его важность с точки зрения расходов на проект автоматизации, требует отдельного рассмотрения. Все дело в характерном для руководства (и собственников) большинства средних и, особенно, крупных предприятий стремлении свести весь учет на предприятии в одну общую ERP­-систему (от англ. Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Характерная конфигурация системы учета на крупном проекте приведена на рис. 1.

Практика показывает, что такой подход часто приводит к неутешительным результатам, основными причинами чего обычно являются:

• сложность стандартного интерфейса ввода данных в ERP­-систему, из­-за которой часто возникают затруднения у рядовых сотрудников на производстве;
• неудовлетворительная скорость работы ERP­-системы при одновременном подключении к ней большого количества пользователей, а также из­-за значительного объема изменений, внесенных в ПО в результате доработок стандартной функциональности;
• значительные расходы на эксплуатацию и техническую поддержку ERP­-системы из­-за высоких требований к вычислительным ресурсам, квалификации разработчиков и эксплуатационного персонала.

В такой ситуации наиболее эффективным решением является отказ от реализации в ERP­-системе всех несвойственных для нее функций и их перенос в отдельную учетную систему. За счет использования такой связки можно существенно сэкономить как на покупке учетных систем, так и на их эксплуатации. Обычно достаточно использовать связку из двух систем: ERP­-системы и системы оперативного сбора данных учета, как на рис. 2.

В этом случае ERP­-система функционирует на верхнем уровне, выполняя свою основную функцию по оптимизации расходов за счет планирования использования ресурсов предприятия, а система оперативного сбора данных собирает первичные данные учета, обрабатывает их и передает обработанные результаты в ERP­-систему.

При таком подходе существенно снижаются расходы на эксплуатацию и техническую поддержку как ERP­-системы, так и всей системы автоматизированного учета, улучшаются стратегическое и оперативное управление предприятием и, как следствие, его финансовые показатели.

Правило № 6. Кадры решают все

Одним из наиболее важных факторов успеха проекта автоматизации учета на предприятии можно считать возможность активного участия в нем сотрудников предприятия.

Наиболее эффективным шагом в этом направлении является создание рабочей группы из числа сотрудников предприятия, занимающих ключевые должности, и экспертов­-технологов. Основная задача такой группы заключается в учете при планировании и реализации проекта автоматизации всех особенностей и нюансов деятельности предприятия (специфики организационной структуры, особенности технологических процессов и
т. д.). Для участников рабочей группы желательно прислушиваться к мнению всех ключевых сотрудников предприятия, причем не только руководителей, но и сотрудников нижнего звена, в основном из числа тех, кто будет непосредственно эксплуатировать систему учета, так как зачастую от того, насколько понятной и удобной для них будет работа с системой, в значительной степени зависит общий успех.

Также по опыту реализации подобных проектов разного масштаба можно сказать, что почти везде, где руководитель рабочей группы (или куратор проекта) был лично заинтересован в итоговом успехе и/или на него была возложена персональная ответственность за проект, обычно достигаются лучшие результаты и внедренные системы учета успешно функционируют по сей день.

Если проект автоматизации учета на предприятии реализуется силами стороннего подрядчика, функции рабочей группы остаются, по сути, такими же, но к ним добавляется функция взаимодействия с подрядчиком и согласования предлагаемых им решений.

Отметим, что для итогового успеха очень важно, чтобы основным носителем знаний о сути, целях и задачах, строении и функциональных возможностях внедряемой системы учета стали именно члены рабочей группы предприятия, а не специалисты компании­-подрядчика.

Также очень важно, чтобы все данные о проекте организации учета были зафиксированы документально, при этом в документе, помимо описания применяемых организационных, технических и программных решений, обязательно должны быть приведены понятные и четкие обоснования выбора этих решений. Такой подход способствует уменьшению зависимости реализации проекта от субъективных факторов (недобросовестных действий подрядчика, увольнения ключевых сотрудников и т. д.).

Правило № 7. Уходите от влияния человеческого фактора

Рис. 3. Вид приборной панели харвестера фирмы John Deere


Рис. 4. Таксация с помощью мобильного телефона


Рис. 5. Бирки со штрих-кодом на бревнах при транспортировке

Человеческий фактор может оказать существенное влияние на результаты учета, причем в большинстве случаев это влияние сказывается на снижении достоверности данных, поступающих в учетную систему. Также нужно понимать, что ошибки, допущенные в исходных учетных данных, могут серьезно исказить итоговые результаты учета и стать причиной принятия неверных управленческих решений.

Полностью избавиться от влияния человеческого фактора на достоверность ввода всех учетных данных вряд ли возможно, но существует несколько способов, позволяющих существенно снизить это влияние. Рассмотрим два наиболее популярных способа.

- Использование технических средств

Основное достоинство использования технических средств для ведения учета заключается в том, что они могут независимо от человека обеспечить достоверность введенных данных. К таким средствам можно отнести технические средства автоматической идентификации - одномерные и двумерные штриховые коды, радиометки (RFID и других стандартов), а также разные датчики (фотоэлектрические, индукционные и пр.) и автоматические измерительные приборы (лазерные, оптические, механические и пр.).

Например, набор датчиков и программное обеспечение современного харвестера позволяют при заготовке леса получать достоверную информацию обо всех параметрах и объемах заготовленной древесины (см. рис. 3). Есть программное обеспечение для мобильного телефона, которое позволяет по фотографиям, сделанным на камеру этого телефона, провести таксацию делянки с автоматическим определением породы и объемов древесины на корню и привязкой этих данных к конкретному участку местности с помощью датчика GPS (рис. 4). Считывание информации со специальных бирок со штриховым кодом, крепящихся на заготовленные кряжи ценных пород, позволяет получить достоверную информацию о перемещениях лесоматериалов (рис. 5), а двумерный штриховой код, нанесенный на накладную, позволит при приемке лесоматериалов на склад без ошибок ввести данные этой накладной в информационную систему.

Можно также отметить, что, помимо обеспечения достоверности информации, использование технических средств позволяет существенно ускорить ввод данных в учетную систему, что положительно сказывается на производительности труда.

- Персональная ответственность за ввод данных

Использование технических средств может существенно повысить достоверность учетных данных, однако, во­-первых, их использование не всегда возможно (по экономическим или каким­-то иным причинам), а во­-вторых, техника, увы, может и сломаться. Поэтому в конструкции почти всех автоматизированных систем предусмотрена возможность ввода учетных данных в ручном режиме.

Для обеспечения персональной ответственности сотрудников за те данные, которые они ввели в систему учета, необходимо во всех случаях, когда используется ручной ввод, регистрировать сведения о том, кем, когда и на каком рабочем месте эти данные были введены в систему. Неотрицаемость того факта, что данные были введены конкретным сотрудником можно обеспечить путем ввода его персонального пароля или с помощью технических средств, например, за счет считывания личного штрихового кода. По опыту можно сказать, что максимальная эффективность такого способа обеспечения достоверности данных достигается, когда информация о персональной ответственности за введенные данные и невозможности доказать, что данные ввел кто­-то другой, в доступной форме доведена до всех сотрудников предприятия.

Каждый из описанных способов эффективен сам по себе, но гораздо эффективнее их комплексное применение.

Безусловно, технические и программные средства не могут полностью заменить опытного специалиста, однако с их помощью можно существенно повысить эффективность работы системы учета.

Вот еще несколько рекомендаций.

Определение объектов для учета. Объектами для учета обычно можно считать все объекты, которые имеют материальную ценность как на производстве в целом, так и на различных этапах производства.

После выявления объектов учета необходимо определиться, как они будут идентифицироваться. Правильнее всего идентифицировать объекты учета с помощью маркировки, при этом маркировка должна быть нанесена таким образом, чтобы можно было различать разные типы объектов учета.

Желательно также, чтобы маркировку можно было считывать с помощью технических средств. С этой точки зрения наилучшим вариантом в настоящее время можно считать маркировку с использованием штриховых кодов. Если маркировать объекты учета отдельно невозможно или это нерентабельно, можно предусмотреть возможность нанесения маркировки на технологическую тару, используемую для перемещения объектов учета, либо маркировки групповой упаковки.

Определение контрольных точек. Контрольными точками на производстве можно считать места, в которых выполняется передача материальной ответственности за объекты учета или происходит преобразование одного объекта учета в другой.

Определение схемы перемещения и преобразования объектов учета. После определения контрольных точек необходимо определить все виды перемещений и преобразований объектов учета относительно контрольных точек и выбрать параметры, характеризующие каждое перемещение или преобразование. Затем необходимо определить способ регистрации перемещений (согласно выбранным параметрам), при этом желательно с помощью технических средств минимизировать влияние на этот процесс так называемого человеческого фактора, а в тех случаях, когда способ регистрации перемещений предполагает человеческий труд, необходимо вводить персональную ответственность за выполненные действия.

Таким образом, если все объекты учета будут промаркированы с помощью штриховых кодов и будут регистрироваться все перемещения и преобразования этих объектов путем считывания кодов во всех контрольных точках, можно в любой момент воссоздать картину того, что происходило с интересующими объектами учета, понять, где они сейчас находятся и кто за это отвечает.

Ведение общих справочников. Весьма важное условие успешного функционирования системы учета - наличие общих справочников для всех информационных систем, действующих на предприятии.

Ситуация, когда система учета на предприятии создается с нуля, встречается довольно редко. Обычно на момент внедрения новой системы учета определенный набор справочников уже внесен в существующие системы предприятия.

Для того чтобы при реализации нового проекта по организации учета и созданию автоматизированной учетной системы предприятия сэкономить время, средства и нервы, необходимо придерживаться следующего принципа: информация должна вноситься во все справочники и исправляться только в одной информационной системе, из которой данные справочников при необходимости могут передаваться в другие системы.

При этом необходимо обеспечить возможность импорта справочников из существующих систем предприятия или возможность экспорта в них справочников создаваемой системы учета. Также можно использовать специализированные системы управления нормативной справочной информацией (НСИ), которые позволяют синхронизировать разные системы на уровне понятий и справочных данных.

Таким образом, при организации учета на предприятии достаточно соблюдать несколько простых правил, чтобы этот проект оказался успешным, а главным условием успеха можно назвать вдумчивый подход с рассмотрением всех возможных вариантов и выбором наиболее подходящего для данной ситуации.

Сергей ПИКИН,
консультант ООО «ПолиСофт Консалтинг» по вопросам управленческого учета